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Histoire client · Cabinet dentaire · Jotform et Cliniko
Un cabinet dentaire voulait que ses réservations en ligne et ses formulaires de santé arrivent dans Cliniko, rattachés au bon patient, ou pas écrits du tout.
Un cabinet dentaire reçoit ses réservations et ses antécédents médicaux via Jotform et tient ses dossiers patients dans Cliniko. Le cabinet a connecté les deux applications à APIANT et a demandé les flux à son client IA.
Le défi
Chaque réservation en ligne et chaque formulaire de santé devait arriver dans le dossier du bon patient dans Cliniko, avec le formulaire rempli joint en PDF, et jamais dans celui d'un autre.
Une règle prime sur toutes les autres : rapprocher sur l'e-mail et la date de naissance ensemble, créer un nouveau patient uniquement en l'absence manifeste de correspondance, et si la correspondance n'est pas certaine, ne rien écrire et transmettre à une personne.
- 39envois de formulaires réels traités depuis la mise en service, tous avec succès
- 37PDF de formulaires joints à un dossier patient rapproché
- 78exécutions de validation sur des dossiers fictifs, sans aucune donnée patient réelle
- 2correspondances incertaines mises de côté pour une personne, non écrites
Le parcours
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Jour 1
Premier flux testé en moins d'une heure
Le cabinet s'est inscrit, a connecté Jotform et Cliniko, et disposait d'un flux de la réservation au patient construit et passé par sa première exécution de test 43 minutes après l'inscription.
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Trois semaines plus tard
En service le jour même
Le cabinet est revenu et le flux de réservation a été mis en service sur de vraies réservations. Dans l'heure, l'agent en a fait deux copies supplémentaires pour les autres formulaires de réservation du cabinet et les a activées.
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Jour 21
Le formulaire de santé
Puis est venu le formulaire d'antécédents médicaux : lire les réponses d'après la formulation des questions, écrire chaque réponse dans le champ correspondant du dossier patient et joindre le formulaire rempli en PDF. L'agent l'a construit et testé, et il a été mis en service le jour même.
Fonctionne
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Jour 22
D'abord des patients fictifs, puis un rapprochement plus strict
Avant de durcir le rapprochement, les règles ont été prouvées sans toucher aux vrais dossiers. L'agent a construit deux suites de validation qui ne s'exécutent que sur des dossiers de test synthétiques, et les a exécutées 78 fois en 44 minutes. Quelques minutes plus tard, les quatre flux en service ont été mis à jour avec les règles plus strictes : rapprocher sur l'e-mail et la date de naissance ensemble, créer un patient uniquement en l'absence manifeste de correspondance, et envoyer tout cas ambigu en revue.
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Jours 22 à 29
En service
Depuis, chaque réservation et chaque formulaire de santé passe par les règles plus strictes : 30 envois réels, tous avec succès.
Ce qu'ils ont construit
| Flux | Ce qu'il fait | Résultat |
|---|---|---|
| De la réservation au dossier patient (trois formulaires de réservation) | Retrouve le patient par e-mail et date de naissance, n'en crée un qu'en l'absence manifeste de correspondance, remplit les champs de traitement, joint le PDF de la réservation | 28 réservations réelles, toutes avec succès ; 24 nouveaux dossiers patients |
| Du formulaire de santé au dossier patient | Écrit chaque réponse d'antécédents médicaux dans le champ correspondant du dossier patient et joint le PDF du formulaire ; une réponse vide laisse la valeur existante inchangée | 11 formulaires réels : 9 écrits avec PDF, 2 mis de côté pour revue |
| Validation du rapprochement et des PDF (deux suites) | Exécute les règles de rapprochement et de PDF uniquement sur des dossiers fictifs | 78 exécutions, retirées une fois les règles prouvées |
Quatre flux en service aujourd'hui, chacun avec une dernière exécution réussie.
Pourquoi ça a marché
- 01
Une règle dans chaque flux.
Correspondance certaine ou aucune écriture : depuis le jour 22, chaque flux suit cette règle, et un envoi incertain ou invalide va à une personne au lieu d'aller dans un dossier.
- 02
Prouvé sur des dossiers fictifs.
Les règles de rapprochement plus strictes ont été exercées 78 fois sur des patients de test synthétiques, et n'ont qu'ensuite été intégrées aux flux en service.
- 03
Le formulaire accompagne le dossier.
Chaque réservation et chaque formulaire de santé rapprochés sont joints au dossier du patient dans Cliniko sous forme de PDF : 37 à ce jour.
Plus d'histoires
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Que demanderiez-vous ?
Les détails sont tirés de l'historique d'exécution du compte, comptés uniquement à partir du statut des exécutions, et partagés sans le nom du cabinet. Aucune information patient n'a été lue ni utilisée pour cette histoire.