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Kundengeschichte · Zahnarztpraxis · Jotform und Cliniko
Eine Zahnarztpraxis wollte, dass ihre Online-Buchungen und Gesundheitsfragebögen in Cliniko landen, dem richtigen Patienten zugeordnet oder gar nicht geschrieben.
Eine Zahnarztpraxis nimmt Buchungen und Gesundheitsanamnesen über Jotform entgegen und führt ihre Patientenakten in Cliniko. Die Praxis verband beide Apps mit APIANT und bat ihren AI-Client um die Abläufe.
Die Herausforderung
Jede Online-Buchung und jeder Gesundheitsfragebogen musste die Akte des richtigen Patienten in Cliniko erreichen, mit dem ausgefüllten Formular als PDF angehängt, und niemals die falsche.
Eine Regel steht über allen anderen: auf E-Mail und Geburtsdatum zusammen abgleichen, einen neuen Patienten nur anlegen, wenn eindeutig kein Treffer existiert, und wenn der Treffer nicht sicher ist, nichts schreiben und es an einen Menschen geben.
- 39Live-Formularübermittlungen seit dem Go-live verarbeitet, jede davon erfolgreich
- 37Formular-PDFs an eine zugeordnete Patientenakte angehängt
- 78Validierungsläufe mit erfundenen Datensätzen, keine echten Patientendaten
- 2unsichere Treffer für einen Menschen zurückgestellt, nicht geschrieben
Der Weg
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Tag 1
Erster getesteter Ablauf innerhalb einer Stunde
Die Praxis registrierte sich, verband Jotform und Cliniko und hatte 43 Minuten nach der Registrierung einen Ablauf von der Buchung zum Patienten gebaut und durch den ersten Testlauf gebracht.
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Drei Wochen später
Live am selben Tag
Sie kamen zurück, und der Buchungsablauf ging mit echten Buchungen live. Innerhalb einer Stunde erstellte der Agent zwei weitere Kopien für die anderen Buchungsformulare der Praxis und schaltete sie ein.
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Tag 21
Der Gesundheitsfragebogen
Als Nächstes kam der Anamnesebogen: die Antworten anhand des Fragewortlauts lesen, jede Antwort in das passende Feld der Patientenakte schreiben und das ausgefüllte Formular als PDF anhängen. Der Agent baute und testete ihn, und er ging am selben Tag live.
Funktioniert
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Tag 22
Zuerst erfundene Patienten, dann strengerer Abgleich
Bevor der Abgleich verschärft wurde, wurden die Regeln belegt, ohne echte Datensätze anzufassen. Der Agent baute zwei Validierungssuiten, die nur mit synthetischen Testdatensätzen laufen, und führte sie in 44 Minuten 78 Mal aus. Minuten später wurden alle vier Live-Abläufe mit den strengeren Regeln aktualisiert: auf E-Mail und Geburtsdatum zusammen abgleichen, einen Patienten nur anlegen, wenn eindeutig kein Treffer existiert, und alles Mehrdeutige zur Prüfung schicken.
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Tage 22 bis 29
Im Betrieb
Jede Buchung und jeder Gesundheitsfragebogen ist seitdem durch die strengeren Regeln gelaufen: 30 Live-Übermittlungen, alle erfolgreich.
Was sie gebaut haben
| Ablauf | Was es tut | Ergebnis |
|---|---|---|
| Buchung zur Patientenakte (drei Buchungsformulare) | Findet den Patienten über E-Mail und Geburtsdatum, legt nur dann einen an, wenn eindeutig kein Treffer existiert, füllt die Behandlungsfelder und hängt das Buchungs-PDF an | 28 Live-Buchungen, alle erfolgreich; 24 neue Patientenakten |
| Gesundheitsfragebogen zur Patientenakte | Schreibt jede Anamnese-Antwort in das passende Feld der Patientenakte und hängt das Formular-PDF an; eine leere Antwort lässt den vorhandenen Wert unverändert | 11 Live-Formulare: 9 mit PDF geschrieben, 2 zur Prüfung zurückgestellt |
| Abgleichs- und PDF-Validierung (zwei Suiten) | Führt die Abgleichs- und PDF-Regeln nur gegen erfundene Datensätze aus | 78 Läufe, stillgelegt, sobald die Regeln belegt waren |
Vier Abläufe sind heute live, jeder mit einem erfolgreichen letzten Lauf.
Warum es funktioniert hat
- 01
Eine Regel in jedem Ablauf.
Sicherer Treffer oder kein Schreiben: Seit Tag 22 folgt jeder Ablauf dieser Regel, und eine unsichere oder ungültige Übermittlung geht an einen Menschen statt in eine Akte.
- 02
Belegt mit erfundenen Datensätzen.
Die strengeren Abgleichsregeln wurden 78 Mal mit synthetischen Testpatienten durchgespielt und erst dann in die Live-Abläufe übernommen.
- 03
Das Formular reist mit der Akte.
Jede zugeordnete Buchung und jeder Gesundheitsfragebogen wird als PDF an die Patientenakte in Cliniko angehängt: bisher 37.
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Worum würden Sie bitten?
Die Angaben stammen aus dem eigenen Ausführungsverlauf des Accounts, wurden nur anhand des Ausführungsstatus gezählt und werden ohne den Namen der Praxis geteilt. Für diese Geschichte wurden keine Patientendaten gelesen oder verwendet.