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Histoire client · Salle de coaching personnel · Mindbody, HighLevel et RingCentral
Une salle de coaching personnel voulait que sa ligne téléphonique, ses coachs et HighLevel suivent le rythme de Mindbody. Au huitième jour, sept automatisations tournaient d'elles-mêmes.
La salle a deux sites. Les réservations et les visites sont dans Mindbody, les contacts et les tags dans HighLevel, et la téléphonie passe par RingCentral. La direction s'est inscrite sur APIANT.ai et a demandé à son propre client IA de relier les trois. Personne de notre équipe n'est intervenu.
Applications de cette histoire
Le défi
Chacun des trois systèmes connaissait une partie du tableau. RingCentral savait qui avait appelé sans que personne ne décroche. Mindbody savait qui s'était entraîné, qui ne venait plus et quelles séances les coachs n'avaient pas clôturées. HighLevel, où la salle assure le suivi des personnes, n'en savait rien à moins que quelqu'un ne le saisisse.
La direction voulait qu'un SMS parte de la ligne principale vers chaque appelant resté sans réponse, que les coachs reçoivent un rappel pour les séances encore ouvertes, que les clients en train de décrocher soient signalés, et que chaque contact HighLevel soit marqué comme actif, à risque ou prospect qui ne s'est jamais entraîné, avec le site auquel il est rattaché.
- 7automatisations en service au huitième jour, construites en deux jours
- 303exécutions planifiées pendant la première semaine en service, toutes avec succès
- 15minutes entre deux vérifications des appels manqués, du petit matin jusqu'en fin de soirée
- 3applications qui travaillent ensemble : Mindbody, HighLevel et RingCentral
Le parcours
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Jour 1
Regarder avant de toucher à quoi que ce soit
Mindbody était connecté dans le quart d'heure suivant l'inscription. Les premières demandes de la direction à l'assistant intégré étaient des vérifications en lecture seule : voit-il les clients, leurs détails, un lot plus important. Rien n'a été écrit.
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Jour 5
Les coachs d'abord
La direction est passée de l'offre gratuite à une offre payante, s'est connectée depuis son propre client IA et a demandé un rappel de clôture : chaque soir de semaine, trouver dans Mindbody les séances de la semaine encore ouvertes, envoyer un SMS à chaque coach et un récapitulatif à la direction. Il a réussi quatre exécutions de test et a été activé. La ligne téléphonique et HighLevel ont été connectés le même après-midi.
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Jour 5, après-midi et soirée
Les clients qui décrochent, et ceux qui méritent un mot
Sont venus ensuite une copie du rappel pour le samedi, une alerte pour les clients sans visite depuis dix jours et sans rien de réservé, un rapport matinal des paliers de séances et des anniversaires, et une vérification hebdomadaire qui attribue à chaque nouveau client un site de rattachement et le tag correspondant dans HighLevel. Un nettoyage ponctuel des sites des anciens clients a été construit deux fois : d'abord une copie de contrôle, puis celle qui a appliqué les changements.
Cinq automatisations activées à la fin du cinquième jour
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Jour 8, matin
Aucun appel manqué sans réponse
Toutes les 15 minutes dans la journée, la dernière automatisation en date lit le journal d'appels de la téléphonie pour repérer les appels restés sans réponse, note le site choisi par l'appelant, vérifie dans Mindbody s'il s'agit d'un client existant et lui envoie un SMS depuis la ligne principale, avec un texte pour les heures d'ouverture ou pour après la fermeture. Aucun numéro ne reçoit plus d'un SMS en 24 heures. Elle est passée de la première ébauche à l'activation en moins d'une demi-heure, après trois exécutions de test.
En service en moins d'une demi-heure
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Jour 8, reste de la journée
HighLevel sait qui est qui
La septième automatisation tourne chaque lundi. Elle attribue à chaque contact HighLevel qui s'est entraîné à la salle exactement un tag parmi trois, actif, à risque ou inactif, d'après ses visites dans Mindbody, et range les contacts qui ne se sont jamais entraînés parmi les prospects froids selon qu'ils ouvrent ou non les e-mails de la salle. La direction l'a affinée au fil de la journée jusqu'à ce que les groupes correspondent au fonctionnement de la salle.
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La première semaine en service
En service, d'elle-même
303 exécutions planifiées sur les sept automatisations, toutes avec succès. Le onzième jour, un appelant auquel personne n'avait pu répondre a reçu un SMS de la ligne principale environ onze minutes plus tard.
303 sur 303
Ce qu'ils ont construit
| Automatisation | Ce qu'il fait | Exécutions planifiées à ce jour |
|---|---|---|
| Réponse SMS aux appels manqués | Toutes les 15 minutes : appels sans réponse vers la ligne principale, site choisi par l'appelant, vérification du client dans Mindbody, SMS de réponse depuis la ligne principale | 283, toutes avec succès |
| Rappel de clôture pour les coachs | Soirs de semaine : séances de la semaine écoulée encore ouvertes dans Mindbody, un SMS à chaque coach et un récapitulatif à la direction | 5, toutes avec succès |
| Rappel de clôture du samedi | Le même rappel le samedi après-midi | 1, avec succès |
| Alerte clients à risque | Le matin : clients sans visite depuis dix jours et sans rien de réservé | 6, toutes avec succès |
| Paliers et anniversaires | Le matin : paliers de séances et anniversaires | 6, toutes avec succès |
| Vérification du site des nouveaux clients | Le lundi : un site de rattachement pour chaque nouveau client dans Mindbody et le tag correspondant dans HighLevel | 1, avec succès |
| Tags de statut client | Le lundi : actif, à risque ou inactif pour chaque contact qui s'est entraîné ; groupes de prospects froids pour ceux qui ne l'ont jamais fait | 1, avec succès |
Exécutions planifiées de la première, le soir du cinquième jour, au matin du douzième jour ; les exécutions de test pendant la construction ne sont pas comptées. Les vérifications en lecture seule antérieures et deux nettoyages ponctuels ne figurent pas dans la liste.
Pourquoi ça a marché
- 01
Lire d'abord, écrire ensuite.
Le premier jour s'est limité à des vérifications en lecture seule, et le nettoyage ponctuel des anciens clients a tourné en copie de contrôle avant la copie qui a réellement modifié quelque chose.
- 02
Chacune testée avant d'être activée.
Chaque automatisation a réussi des exécutions de test sur les vrais comptes Mindbody, HighLevel et téléphonie de la salle avant d'être activée. Le rappel du samedi est une copie de celui de la semaine, déjà testé.
- 03
Aucun tableau de bord à apprendre.
Sept automatisations sur trois applications, chacune demandée et modifiée depuis son propre client IA.
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Que demanderiez-vous ?
Les détails sont tirés de l'historique d'exécution du compte et partagés sans le nom de la salle. Aucun détail sur les clients, les appelants ou les coachs n'est inclus.