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Historia de cliente · Gimnasio de entrenamiento personal · Mindbody, HighLevel y RingCentral
Un gimnasio de entrenamiento personal quería que su línea telefónica, sus entrenadores y HighLevel estuvieran al día con Mindbody. Para el día ocho, siete automatizaciones funcionaban por su cuenta.
El gimnasio tiene dos centros. Las reservas y las visitas están en Mindbody, los contactos y las etiquetas en HighLevel, y los teléfonos funcionan con RingCentral. El propietario se registró en APIANT.ai y pidió a su propio cliente de IA que conectara los tres. Nadie de nuestro equipo intervino.
Apps de esta historia
El reto
Cada uno de los tres sistemas conocía una parte. RingCentral sabía quién había llamado sin que nadie contestara. Mindbody sabía quién había entrenado, quién había dejado de venir y qué sesiones no habían cerrado los entrenadores. HighLevel, donde el gimnasio hace el seguimiento de las personas, no sabía nada de eso salvo que alguien lo escribiera a mano.
El propietario quería que a quien llamara sin respuesta le llegara un SMS desde la línea principal, que se recordaran a los entrenadores las sesiones aún abiertas, que se señalara a los clientes que se iban alejando y que cada contacto de HighLevel quedara marcado como activo, en riesgo o lead que nunca entrenó, con el centro al que pertenece.
- 7automatizaciones en marcha para el día ocho, creadas en dos días
- 303ejecuciones programadas en la primera semana en marcha, todas con éxito
- 15minutos entre cada revisión de llamadas perdidas, desde temprano por la mañana hasta tarde por la noche
- 3apps trabajando juntas: Mindbody, HighLevel y RingCentral
El recorrido
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Día 1
Mirar antes de tocar nada
Mindbody quedó conectado en menos de un cuarto de hora desde el registro. Lo primero que el propietario pidió al asistente de la app fueron comprobaciones de solo lectura: si podía ver los clientes, sus datos y un lote más grande. No se escribió nada.
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Día 5
Primero, los entrenadores
El propietario pasó del plan gratuito a uno de pago, inició sesión desde su propio cliente de IA y pidió un recordatorio de cierre: cada tarde entre semana, buscar en Mindbody las sesiones de la semana aún abiertas, enviar un SMS a cada entrenador y mandar un resumen al propietario. Superó cuatro ejecuciones de prueba y se activó. La línea telefónica y HighLevel se conectaron esa misma tarde.
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Día 5, tarde y noche
Clientes que se alejan, y los que merecen unas palabras
Después llegaron una copia del recordatorio para los sábados, una alerta de clientes sin visitas en diez días y sin nada reservado, un informe matinal de hitos de sesiones y cumpleaños, y una revisión semanal que asigna a cada cliente nuevo un centro de referencia y la etiqueta correspondiente en HighLevel. Una limpieza puntual de los centros de los clientes antiguos se creó dos veces: primero una copia de revisión y luego la que aplicó los cambios.
Cinco automatizaciones activadas al final del día cinco
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Día 8, mañana
Ninguna llamada perdida sin respuesta
Cada 15 minutos durante el día, la automatización más reciente lee el registro de llamadas del sistema telefónico en busca de llamadas que nadie contestó, anota qué centro eligió quien llamaba, comprueba en Mindbody si ya es cliente y le devuelve un SMS desde la línea principal, con un texto para el horario de apertura o para fuera de horario. Ningún número recibe más de un SMS en 24 horas. Pasó del primer borrador a estar activada en menos de media hora, tras tres ejecuciones de prueba.
En marcha en menos de media hora
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Día 8, resto del día
HighLevel sabe quién es quién
La séptima automatización se ejecuta cada lunes. Asigna a cada contacto de HighLevel que ha entrenado en el gimnasio exactamente una de tres etiquetas, activo, en riesgo o inactivo, según sus visitas en Mindbody, y clasifica a los contactos que nunca entrenaron como leads fríos según abran o no los emails del gimnasio. El propietario la fue ajustando a lo largo del día hasta que los grupos encajaron con la forma de trabajar del gimnasio.
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La primera semana en marcha
Funcionando por su cuenta
303 ejecuciones programadas entre las siete automatizaciones, todas con éxito. El día once, a una persona cuya llamada nadie pudo atender le llegó un SMS desde la línea principal unos once minutos después.
303 de 303
Lo que crearon
| Automatización | Qué hace | Ejecuciones programadas hasta ahora |
|---|---|---|
| Respuesta por SMS a llamadas perdidas | Cada 15 minutos: llamadas sin respuesta a la línea principal, el centro elegido por quien llama, una comprobación de cliente en Mindbody y un SMS de respuesta desde la línea principal | 283, todas con éxito |
| Recordatorio de cierre para entrenadores | Tardes entre semana: sesiones de la última semana aún abiertas en Mindbody, un SMS a cada entrenador y un resumen al propietario | 5, todas con éxito |
| Recordatorio de cierre de los sábados | El mismo recordatorio los sábados por la tarde | 1, con éxito |
| Alerta de clientes en riesgo | Por las mañanas: clientes sin visitas en diez días y sin nada reservado | 6, todas con éxito |
| Hitos y cumpleaños | Por las mañanas: hitos de sesiones y cumpleaños | 6, todas con éxito |
| Revisión del centro de clientes nuevos | Los lunes: un centro de referencia para cada cliente nuevo en Mindbody y la etiqueta correspondiente en HighLevel | 1, con éxito |
| Etiquetas de estado de clientes | Los lunes: activo, en riesgo o inactivo para cada contacto que ha entrenado; grupos de leads fríos para quienes nunca lo hicieron | 1, con éxito |
Ejecuciones programadas desde la primera, la tarde del día cinco, hasta la mañana del día doce; no se cuentan las ejecuciones de prueba durante la creación. No se incluyen las comprobaciones de solo lectura anteriores ni dos tareas de limpieza puntuales.
Por qué funcionó
- 01
Primero leer, después escribir.
El primer día fueron comprobaciones de solo lectura, y la limpieza puntual de los clientes antiguos se ejecutó como copia de revisión antes que la copia que cambió algo.
- 02
Cada una probada antes de activarse.
Cada automatización superó ejecuciones de prueba contra las cuentas reales de Mindbody, HighLevel y telefonía del gimnasio antes de activarse. El recordatorio del sábado es una copia del de entre semana, ya probado.
- 03
Ningún panel que aprender.
Siete automatizaciones entre tres apps, cada una pedida y modificada desde su propio cliente de IA.
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¿Qué pedirías tú?
Los detalles proceden del propio historial de ejecuciones de la cuenta y se comparten sin el nombre del gimnasio. No se incluye ningún dato de clientes, personas que llamaron ni entrenadores.