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Historia de cliente · Clínica dental · Jotform y Cliniko
Una clínica dental pidió que sus reservas en línea y sus formularios de salud llegaran a Cliniko, asociados al paciente correcto o no escritos en absoluto.
Una clínica dental recibe reservas e historias de salud mediante Jotform y guarda las fichas de sus pacientes en Cliniko. La clínica conectó ambas apps a APIANT y pidió los flujos a su cliente de IA.
El reto
Cada reserva en línea y cada formulario de salud debían llegar a la ficha del paciente correcto en Cliniko, con el formulario completado adjunto en PDF, y nunca a la equivocada.
Una regla está por encima de las demás: buscar la coincidencia por email y fecha de nacimiento a la vez, crear un paciente nuevo solo cuando claramente no hay coincidencia y, si la coincidencia no es segura, no escribir nada y enviarlo a una persona.
- 39envíos de formularios reales gestionados desde la puesta en marcha, todos con éxito
- 37PDF de formularios adjuntos a la ficha de un paciente coincidente
- 78ejecuciones de validación con registros inventados, sin datos reales de pacientes
- 2coincidencias dudosas apartadas para una persona, no escritas
El recorrido
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Día 1
Primer flujo probado en menos de una hora
La clínica se registró, conectó Jotform y Cliniko, y tenía un flujo de reserva a paciente creado y con su primera ejecución de prueba hecha 43 minutos después de registrarse.
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Tres semanas después
En producción el mismo día
Volvieron y el flujo de reservas entró en producción con reservas reales. En menos de una hora, el agente hizo dos copias más para los otros formularios de reserva de la clínica y las activó.
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Día 21
El formulario de salud
Después llegó el formulario de historia de salud: leer las respuestas según el texto de cada pregunta, escribir cada respuesta en el campo correspondiente de la ficha del paciente y adjuntar el formulario completado en PDF. El agente lo creó y lo probó, y entró en producción el mismo día.
Funciona
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Día 22
Primero pacientes inventados, luego una coincidencia más estricta
Antes de endurecer la búsqueda de coincidencias, las reglas se comprobaron sin tocar registros reales. El agente creó dos conjuntos de validación que solo se ejecutan con registros de prueba sintéticos y los ejecutó 78 veces en 44 minutos. Minutos después, los cuatro flujos en producción se actualizaron con las reglas más estrictas: buscar la coincidencia por email y fecha de nacimiento a la vez, crear un paciente solo cuando claramente no hay coincidencia y enviar a revisión cualquier caso dudoso.
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Días 22 a 29
En marcha
Desde entonces, cada reserva y cada formulario de salud ha pasado por las reglas más estrictas: 30 envíos reales, todos con éxito.
Lo que crearon
| Flujo | Qué hace | Resultado |
|---|---|---|
| De reserva a ficha de paciente (tres formularios de reserva) | Busca al paciente por email y fecha de nacimiento, crea uno solo cuando claramente no hay coincidencia, rellena los campos del tratamiento y adjunta el PDF de la reserva | 28 reservas reales, todas con éxito; 24 fichas de paciente nuevas |
| De formulario de salud a ficha de paciente | Escribe cada respuesta de la historia de salud en el campo correspondiente de la ficha del paciente y adjunta el PDF del formulario; una respuesta en blanco deja el valor existente sin cambios | 11 formularios reales: 9 escritos con PDF, 2 apartados para revisión |
| Validación de coincidencias y PDF (dos conjuntos) | Ejecuta las reglas de coincidencia y de PDF solo con registros inventados | 78 ejecuciones, retirados una vez comprobadas las reglas |
Cuatro flujos en producción hoy, cada uno con su última ejecución correcta.
Por qué funcionó
- 01
Una regla en cada flujo.
Coincidencia segura o nada se escribe: desde el día 22 todos los flujos siguen esa regla, y un envío dudoso o no válido va a una persona en lugar de a una ficha.
- 02
Comprobado con registros inventados.
Las reglas de coincidencia más estrictas se ejercitaron 78 veces con pacientes de prueba sintéticos, y solo entonces se aplicaron a los flujos en producción.
- 03
El formulario viaja con la ficha.
Cada reserva y formulario de salud con coincidencia se adjunta en PDF a la ficha del paciente en Cliniko: 37 hasta ahora.
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¿Qué pedirías tú?
Los detalles proceden del propio historial de ejecuciones de la cuenta, contados solo a partir del estado de las ejecuciones, y se comparten sin el nombre de la clínica. No se leyó ni se usó ninguna información de pacientes para esta historia.